Dans le cadre du traitement des courriers entrants, l'Administration Communale de Feulen reçoit quotidiennement des documents papiers qui doivent être distribués en interne et demandent pour certain un retour.
Traditionnellement, l’Administration Communale avait recours à la méthode de traitement manuel. La recherche d'un document était une tâche fastidieuse, chronophage et le temps nécessaire pour effectuer l'intervention et le suivi d’un document posait un véritable problème.
La commune souhaitait donc faciliter et fiabiliser la capture des informations relatives à ses courriers entrants, à la distribution de ces derniers et permettre de retrouver facilement les documents en cas de besoin.
Ainsi, après une analyse de l’existant et après avoir assimilé les différentes problématiques de la commune, CK a proposé de mettre à disposition la solution Doc.Series qui a été installée, configurée et qui sera maintenue par nos soins.
Cet outil dont le module central est Doc.Ecm, est une solution de Gestion Electronique Documentaire complète dotée d’une interface utilisateur ergonomique et intuitive pour l’utilisateur final.
L’outil permet :
- De moderniser les flux de traitement des différents types de documents
- De bénéficier d’un classement homogène entre les différents collaborateurs
- D’effectuer des recherches puissantes basées sur plusieurs technologies (OCR)
- De rendre plus rapide le traitement dans sa globalité
- De faciliter la traçabilité et le suivi des actions sur les documents
- D’augmenter la qualité de suivi et de traitement des documents
- De fiabiliser et optimiser la gestion des documents
- D’améliorer le pilotage global de l’activité administrative
- D’assurer la confidentialité via une gestion des droits d’accès
- D’accéder aux documents de n’importe quel endroit doté d’une connexion internet
Nous avons également configuré une imprimante multifonction (déjà présente sur place) afin que l’appareil transfère les documents numérisés directement dans Doc.ECM. Les documents, reçus par mail ou via une plateforme de téléchargement, pourront quant à eux être ajoutés manuellement dans Doc.ECM.
Ainsi, tous les documents peuvent aujourd’hui être redirigés vers d'autres services, ils peuvent être associés à une réunion pour le Collège Echevinal ou pour le Conseil Communal. Chaque service aura accès aux documents qui lui sont propres selon les droits définis dans Doc.ECM.
Un beau projet réalisé en collaboration avec la commune et nos équipes !