Faut-il encore se soucier des archives papier dans notre monde numérique ?

En 2023, à l’ère du tout numérique, des start-ups et autres nouvelles sociétés 100% digitales, les archives papiers n’intéressent plus… du moins elles ne semblent plus être un enjeu pour les entreprises !

Peut-être pensez-vous que les archives papier ne font que témoigner d’un passé plus ou moins lointain et poussiéreux ? Mais c’est tout le contraire ! Ces archives, produites chaque jour et sous plusieurs formes, sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise, d’une association ou encore d’une administration…

De leur création à leur conservation finale, les archives remplissent des fonctions importantes. Elles contiennent des données organisationnelles, elles servent de preuve, de justification, elles témoignent d’une culture d’entreprise.

La numérisation des archives papier constitue un des maillons de la digitalisation des entreprises aujourd’hui. Elle permet de créer une passerelle entre le modèle papier et le modèle digital, en harmonisant les méthodes de travail pour les collaborateurs.

Certains diront que la numérisation des archives papier représente un coût. Mais se sont-ils interrogés sur les bénéfices potentiels de ce traitement ?

Quels sont les bénéfices de la dématérialisation de vos archives ?

• Un gain de temps dans la recherche : une fois les documents numérisés et classés, l’ensemble des informations contenues dans ces documents est accessible en un clic, grâce à l’indexation.
• Répondre à des enjeux d’accessibilité : plus besoin d’être présent au bureau ou devoir se déplacer dans le local archives pour consulter le document recherché, même en cas de mobilité, la continuité de l’activité est assurée.
• La préservation et la valorisation du patrimoine informationnel de votre entreprise : une fois le contenu des archives connu et numérisé, toutes les informations et connaissances liées à son activité seront préservées des dégradations du temps et pourront être utilisées pour une mise en avant à certaines occasions.
• Une sécurisation des archives et des données personnelles : avant la numérisation, la sécurité des données à caractère personnel peut ne pas être garantie et entraîner des amendes pouvant aller jusqu’à 4% du chiffres d’affaires de l’entreprise dans le cadre du RGPD.
• Un gain de place : le fait de se débarrasser des archives papier vous permettra de gagner de l’espace qui pourra être réaffecté et générer une plus-value à votre activité.

L’expertise CK vous accompagne de A à Z dans la digitalisation de vos archives…

Au travers de nos services, nous vous invitons à prendre la main sur vos archives, et vous proposons un accompagnement personnalisé et adapté à vos besoins via plusieurs outils/actions :

• • En amont de la démarche de numérisation, en menant un inventaire permettant d’établir une cartographie de l’existant.
  • Par le tri de vos archives, en identifiant clairement, selon leur type, les documents dont la numérisation est recommandée et ceux qui ne sont pas nécessaires.
  • Numériser, après dépollution (retrait des agrafes, reliures, trombones ou tout autre élément de liaison), vos archives sur des équipements adaptés à leurs format et état de conservation.
  • Extraire les informations clés et les transformer en données exploitables dans vos processus métier.
  • Réaliser tous les contrôles qualité pour assurer la fidélité des fichiers numériques au regard des documents papier.
  • Mettre à disposition les fichiers numériques indexés (dans notre GED, Doc.Series, ou vers vos propres outils ou ceux que vous avez choisis).
  • Reconditionner vos archives pour vous les restituer ou les stocker sur un site externe - gérer leur destruction (contraintes de sécurité liées à votre activité)

…et la mise en place des outils vous permettant, par la suite, la dématérialisation de vos processus métier de manière autonome.

Pour en savoir plus sur la nouvelle loi relative à l'archivage : https://mc.gouvernement.lu/fr/actualites.gouvernement%2Bfr%2Bactualites%2Btoutes_actualites%2Bcommuniques%2B2018%2B09-septembre%2B03-loi-archivage.html