La gestion des documents (GED) est-elle une tâche essentielle pour votre entreprise ou organisation ? Elle implique la création, la réception, la distribution, la gestion et la conservation de documents et d'informations qui sont vitaux pour les activités quotidiennes de l'entreprise. Les documents peuvent inclure des contrats, des factures, des rapports, des fichiers clients, des données financières et d'autres informations importantes.
Cependant, la gestion des documents papier peut rapidement devenir fastidieuse et coûteuse. La digitalisation des entreprises permet de se tourner vers des solutions GED permettant de gérer les documents de manière plus efficace. Examinons les principales raisons pour lesquelles vous devriez investir dans un outil de GED pour votre entreprise.
Rationalisez vos processus avec votre outil de GED
L'un des avantages les plus importants de l'utilisation d’une GED réside dans sa faculté à rationaliser les processus liés aux documents qui transitent dans votre organisation. En étant équipé, vous pouvez automatiser les tâches répétitives, réduire les délais de traitement et améliorer la productivité de vos employés. Cela peut également permettre de réduire les coûts de main-d'œuvre et d'améliorer la rentabilité de votre travail.
Améliorez la sécurité des informations
La gestion des documents papier peut présenter des risques de sécurité importants, tels que le vol, la perte ou la destruction accidentelle. Personne n’est à l'abri. En utilisant un outil de GED, vous améliorez la sécurité de vos documents en les stockant de manière numérique dans une base de données. Son accès peut être limité seulement aux personnes autorisées. Les outils modernes offrent également des fonctionnalités de chiffrement des données pour garantir une sécurité supplémentaire.
Améliorez de l'accessibilité et le partage
Vos documents sont stockés dans un espace cloud ou directement sur votre serveur. Dans les deux cas, ils sont accessibles à tout moment, n'importe où et à partir de n'importe quel appareil. Cela peut vous permettre de travailler à distance, de collaborer sur des projets en temps réel, et de prendre des décisions plus rapidement. Les fonctionnalités de « recherche avancée » permettent de faciliter la classification des documents et naturellement de réduire les temps de recherche.
Respectez la conformité (RGPD notamment)
De nombreuses entreprises sont soumises à des règles et réglementations strictes en matière de conservation et de sécurité des documents. La GED peut aider à garantir que votre entreprise est en conformité avec ces règles et réglementations en stockant les documents de manière électronique et en garantissant leur intégrité et leur disponibilité, c’est le cas notamment de la réglementation RGPD.
En conclusion, l'utilisation d'un outil de GED peut offrir de nombreux avantages pour votre entreprise, tels que la rationalisation des processus, l'amélioration de la sécurité et de l'accessibilité et le respect de la conformité. C’est une des solutions les plus populaires pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur gestion des documents. Elle permet de stocker les documents électroniquement, de les organiser de manière efficace et de les rendre facilement accessibles à tout moment, n'importe où et à partir de n'importe quel appareil.