Capture OnTheGo

Initiez votre processus documentaire depuis vos appareils mobiles et accédez à vos documents, sans la paperasse !

Sans cesse en quête de nouveaux défis technologiques, notre département Solutions a identifié auprès d’un de ses clients des possibilités d’amélioration au niveau du traitement des bons de livraison.

En effet, nombreuses sont les sociétés confrontées à la problématique du traitement de ces documents au format papier. Ce dernier induit une certaine rigidité et implique des temps de traitements souvent trop long,  des difficultés de transfert des informations, des risques de pertes etc. Ce constat étant fait, il restait à mettre en adéquation cette problématique et les technologies actuelles. CK a du puiser dans ses outils d’automatisation des flux documentaire et autres gestions des données variables afin de transposer le document papier au format électronique tout en gardant à l’esprit l’ensemble des enjeux de sécurité et de flexibilité liés à ces documents.

Ainsi, chaque matin, les livreurs reçoivent automatiquement leurs bons de livraisons pour la journée sur une tablette. Ces derniers sont complétés durant la tournée où il sera possible de modifier les quantités, ajouter des remarques et des photos et bien évidement la signature du client accompagnée de la géolocalisation. Ce module apporte une réelle valeur ajoutée aux documents puisque l’on pourra alors vérifier où ce dernier a été complété.

Lorsque le livreur récupère un accès internet, l’ensemble des données sont transmises au serveur de l’entreprise, classées et renommées, cela déclenche ainsi automatiquement le processus de facturation et de mise à jour des systèmes informatiques (gestion des stocks, ERP,..). En parallèle, le client reçoit par email, une copie du bon de livraison signé au format PDF.

Afin de répondre au plus près des attentes du client, l’équipe solution, a su une nouvelle fois se pencher sur les problématiques et l’environnement de travail de ce dernier de manière à configurer un outil faisant aujourd’hui partie intégrante de l’entreprise.

Avantages :

• Automatisation
• Réduction délais de traitement
• Eviter les pertes de documents
• Réduction des erreurs
• Gagner en productivité

Cette solution de capture est compatible avec tous vos documents administratifs avec signature et ne se limite pas aux bons de livraison !